Arhivska služba i skladištenje dokumenata. Postupak arhiviranja dokumenata u organizaciji. Opšti principi organizacije arhiviranja u Rusiji i periodi skladištenja dokumenata

Upravljanje procesom skladištenja dokumentacije u arhivima u našoj zemlji vrši se u skladu sa odredbama Zakona Ruske Federacije br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruska Federacija“, koji je usvojen 01.10.2004.

U toku komercijalne delatnosti svakog preduzeća, informacioni podaci se uvek generišu u štampanom ili elektronskom obliku u određenim količinama. Kada istekne rok za njihovu autentičnost, oni podležu sistematizaciji, a organizuje se i arhivsko skladištenje dokumenata.

Vrste skladištenja arhivskih dokumenata

Prema „Listi tipičnih upravljačka dokumenta“, koji je Rosarhiv odobrio 6. oktobra 2000. godine, postoje određene grupe papira koji imaju određeni period, pa čak i vrstu skladištenja.

Državne strukture dužne su uvijek prenositi dosijee za arhivsko skladištenje isključivo u posebne jedinice Arhivskih fondova Rusije. A komercijalne strukture imaju širi izbor načina pohranjivanja dokumentacije.

Za preduzeća svih raspoloživih oblika svojine važe sledeći kriterijumi:

• Period trenutnog skladištenja dokumenata određen je samo politikom kancelarijskog upravljanja same organizacije, odnosno do trenutka kada prođe potreba za relevantnošću dokumenata.
• Prisustvo ograničenog vremena skladištenja, kako je navedeno u Listi, je 1, 2, 5 i 10 godina. Štaviše, sama arhiva se nalazi u kancelariji kompanije.
• Zakonodavstvom o vođenju evidencije organizacija koje se bave komercijalnom djelatnošću i internim poslovnim aktima utvrđen je postupak trajnog čuvanja dokumentacije.
• Dozvoljeno je i lociranje arhiva u filijale specijalizovanih službi, kao i organizovanje sistema poslova u okviru preduzeća.

Procedura arhiviranja

Za svaku informaciju grupu dokumenata, odgovorni službenik na osnovu regulatorni okvir Ruska Federacija određuje posebne periode skladištenja isključivo na individualnoj osnovi. Uvijek se sastavlja detaljan inventar u kojem se navode datumi uklanjanja papira iz arhive, kao i rok trajanja njihovog čuvanja. U ovom slučaju se upućuje na relevantnu odredbu važećeg zakona.

Organizacija arhivsko skladište dokumente unutar kompanije treba obavljati u lokalnim prostorima ili posebnim prostorijama. Važno je imati sisteme u vidu kutija, arhivskih fascikli, kutija i specijalizovane opreme – kataloških polica, regala. Istovremeno, papiri od posebne vrijednosti i oni od velikog komercijalnog značaja moraju biti smješteni u metalne ormare sa sigurnosnim bravama. Po isteku utvrđenih rokova, ovlašćeni radnik preduzeća unovčava dokumentaciju i sačinjava odgovarajući akt o uništavanju.

Ako skladištenje zahtijeva neograničeno vrijeme, tada se provodi postupak finansiranja s naknadnim prijenosom predmeta u posebne institucije.

Uslovi za organizovanje arhivskog čuvanja dokumenata

Arhivsko skladištenje dokumenata podrazumeva određenu opciju sistematizacije papira u preduzeću, što vam omogućava da se pridržavate svih važećih pravila i zakona kako biste sprečili gubitak važnih podataka.

Arhiv se nalazi u posebnoj zgradi ili u izoliranoj prostoriji. Njegova organizacija u prostorijama s visokom vlažnošću i povećanim grijanjem je neprihvatljiva. Takođe, ne može biti u blizini ugostiteljskih službi, skladišta hemikalija i hrane.

Preduzeće koje se bavi postavljanjem arhiva mora imati prostoriju za skladištenje dokumentacije klijenata, prostoriju za vođenje istraživački rad. Takođe, struktura treba da sadrži prostoriju u kojoj se primaju papiri, vrši njihova aklimatizacija, a ovde je moguće privremeno skladištenje medija za skladištenje.

Zahtjevi za skladištenje papira

Organiziranje arhivskog skladištenja dokumenata zahtijeva striktno pridržavanje sljedećih pravila:

1. sigurnost u svakom pogledu - sama prostorija mora biti otporna na vatru, kao i zaštićena od mogućih poplava;
2. u samoj prostoriji ne bi trebalo biti glavnih cjevovoda, dopušteni su samo oni koji su izolirani pomoću zaštitnih uređaja ili materijala;
3. arhiva može sadržavati samo skrivene električne instalacije i zatvorene utičnice;
4. U arhivi nije dozvoljeno koristiti vatru ili bilo koje grijaće uređaje, niti u njoj čuvati hranu ili druge strane predmete;
5. prostorija mora imati metalne police mobilnog ili stacionarnog tipa.

Police postavljene u skladište takođe moraju ispunjavati niz specifičnih zahtjeva. Na primjer, glavni prolaz između redova trebao bi zauzimati najmanje 1,2 m, između regala - 0,75 m. Udaljenost od polica koje su paralelne sa zidom vanjski zid treba da bude najmanje 0,75 m, a između kraja i zida stalka treba da bude više od 0,45 m od donje police svake police od poda.

Na samim policama dokumenti se stavljaju isključivo u snopove ili kutije. Dokumenti se ne smiju ostavljati nesastavljeni na podu ili na prozorskoj dasci.

Police treba postaviti samo okomito na zidove sa prozorima i izvorima napajanja. U tom slučaju, udaljenost od izvora topline ili prozora do stalka mora biti veća od 0,6 m Spajanje regala na iste izvore topline i vanjske zidove nije dozvoljeno.

Kako pravilno čuvati dokumente

Osvetljenje u prostoriji u kojoj se čuva arhiva može biti veštačko ili veštačko prirodno. Ako postoji samo prirodna rasvjeta, onda je važno potpuno isključiti direktnu sunčevu svjetlost od ulaska u papir. Da biste to učinili, na prozore su obješene svjetlosne zavjese i rolete.

Umjetna rasvjeta su obično žarulje sa žarnom niti, koje se nužno nalaze u zatvorenim nijansama. Ako se koristi luminiscentna oprema, bolje je da su to uređaji sa malim UV spektrom.

Organiziranje skladištenja dokumenata uvijek uključuje održavanje ispravnih uslova temperature i vlažnosti. Papirni mediji se čuvaju na temperaturi od 17-19°C i vlažnosti vazduha od 50-55%. Ako su podaci na filmskom mediju, onda vlažnost vazduha treba da bude 40-45%, temperatura za crno-bele filmove - oko 15°C, za filmove u boji - 2-5°C. Ako se informacije stavljaju na magnetne trake i diskove, onda će vlažnost zraka u rasponu od 50-65% i temperatura od 15-20°C biti idealna.

Dostavljanje dokumenata u arhiv je jedna od ključnih faza kancelarijskog rada. Riječ je o internoj arhivi organizacije. Najteža pitanja su vremenski period i pravila za čuvanje arhivske dokumentacije, budući da su zahtjevi i propisi rasuti po različitim pravnim aktima. Svaka organizacija ima dokumentaciju (rukovodstvo, osoblje, računovodstvo), koja se arhivira godišnje u jednom fajlu i mora se čuvati.

Kompletna metodološka lista standardne dokumentacije za upravljanje i rokovi skladištenja za svaku od ovih fascikli predmeta dat je u (sa izmjenama i dopunama od 16. februara 2016.). Kažu koliko dugo treba čuvati kadrovsku dokumentaciju (sve što se tiče istrage o industrijskoj nesreći - 45 godina) i (prema osoblje bilo koji fajl kreiran prije 2003. mora se čuvati 75 godina, svaki kasniji dosije - 50 godina). Procedura za rad sa računovodstvenim i poreskim dokumentima određen je nizom podzakonskih akata.

U organizacijama stalno rade stručne komisije, čije aktivnosti obuhvataju procenu i ispitivanje proizvodne dokumentacije preduzeća u procesu kancelarijskog rada i prenosa u arhivu, kao i određivanje rokova skladištenja. Svake godine ova služba odlučuje koja dokumenta će se čuvati, a koja se mogu uništiti.

Priprema fajlova za arhivsku pohranu

Potrebna je određena priprema predmeta za prebacivanje u arhivu, koja se sastoji od spajanja različitih dokumenata u jedan dosije. Volumen foldera koji sadrži arhivsku datoteku ne bi trebao biti veći od 250 stranica. Prilikom dizajniranja jedne fascikle potrebno je:

• sašiti (4 punkcije) ili uvezati sve stranice;
• numerisati stranice u gornjem desnom uglu;
• sačiniti interni popis dokumenata - sadržaj;
• pripremiti certifikacijski list (označiti broj stranica, usklađenost sa numeracijom i sl.; ovjeriti potpisom sastavljača);

Uzorak popunjavanja i obrazac certifikacijskog lista

• napraviti omot od tvrdog kartona za svaki slučaj (sa nazivom organizacije, naslovom, poslednjim datumima, registarskim brojem fascikle „Slučaj“);

Uzorak dizajna omota za fasciklu “Case”.

Priprema dokumentacije za arhivsku pohranu

Nakon što su odvojene fascikle „Case“ prikupljene, potrebno je da napravite njihov opšti popis.

Na ovaj način se sastavljaju popisi fascikli „Slučaj“ za trajno i privremeno skladištenje i „Slučaj“ za lični fond.

Inventar fascikli „Slučaj“ podliježu posebnom računovodstvu. Takođe se moraju uključiti u arhivsku pohranu prema posebnom inventaru.

Na linku možete preuzeti uzorke obrazaca za popise arhivskih dokumenata

Pravila čuvanja arhivske dokumentacije

Arhive za čuvanje fascikli „Case“ nalaze se u odvojenim prostorijama koje garantuju sigurnost pohranjene dokumentacije. Prostorije moraju biti suve, zagrejane, dobro provetrene i da ispunjavaju uslove Sigurnost od požara I sanitarni standardi. Na taj način arhivska služba garantuje zaštitu pohranjenih fascikli „Case“ od oštećenja.

Osim toga, arhiv mora biti bezbedno čuvan (koristeći metalne rešetke na prozorima, alarmni sustav itd.), i tada fascikle „Case“ neće oštetiti stranci ili ih ukradu.

Sve fascikle „Case” se postavljaju na posebne numerisane police u kutijama ili manje vredne (do 10 godina) u snopovima. Zabranjeno je postavljanje pojedinačnih fascikli „Case“ na pod ili prozorske klupice.

Ako je obim foldera “Case” veoma velik, zaposleni u arhivi mogu sastaviti tzv topografske karte, koji će vam pomoći da se krećete među policama i regalima

Posebno mišljenje

Dokumenti organizacije su vrijedan izvor informacija. Da se ona ne bi iskoristila protiv vas, pridržavajte se pravila čuvanja dokumentacije koja su propisana zakonom. Ali zakonodavni sistem određuje proceduru za stvaranje arhive. Svako preduzeće samostalno odlučuje koji način čuvanja dokumenata izabrati i kako urediti dokumente u arhivi.

Postoje dva glavna pristupa čuvanju dokumenata: samostalno kreiranje arhive u preduzeću i prenošenje dokumenata na skladištenje arhivskim preduzećima.

Da biste sami organizirali svoju arhivu, trebat će vam:

1. Kompetentno osoblje sa znanjem i iskustvom za vršenje arhivske obrade dokumentacije i prenos predmeta u arhiv (sastavljanje inventara, izrada akata o predaji dokumenata na uništavanje i sl.).
2. Specijalizovana prostorija za dugotrajno skladištenje papirnih informacionih medija, gde su ispunjeni zahtevi za vlažnost, temperaturu i količinu svetlosti.

Kada je protok dokumenata u kompaniji mali, svi dokumenti se mogu čuvati u istoj prostoriji u kojoj se odvija radni proces. Ukoliko ima puno dokumentacije potrebno je izdvojiti posebnu prostoriju za arhiv.

Da biste olakšali pronalaženje bilo kojeg dokumenta u arhivi koju organizirate, kreirajte nomenklaturu datoteka - klasifikator dokumentacije koji označava periode njihovog skladištenja.

Pojednostavite pretragu neophodna dokumenta možete koristiti ove savjete:

• svakoj strukturnoj jedinici dodijeliti svoje mjesto za dokumentaciju, uzimajući u obzir godišnju dopunu;
• distribuirati na različitim policama artikle koji imaju trajni i privremeni rok trajanja (više od 10 godina).

Odvojeno čuvajte dosijee osoblja i dokumentaciju likvidiranih kompanija (ako ih ima).

Outsourcing skladište dokumenata ima određene prednosti prije samoorganizacije skladišta i pogodan je za one koji planiraju:

1. Sačuvaj gotovina smanjenjem troškova zakupa i održavanja poslovnog prostora koji se koristi za skladištenje.
2. Povećati efikasnost zaposlenih i smanjiti neosnovno opterećenje koje često pada na ramena zaposlenih u računovodstvu i odjelima ljudskih resursa.
3. Osigurati kontinuitet procesa u upravljanju dokumentima.
4. Stvoriti Elektronska arhiva, koji vam omogućava da u bilo kom trenutku dobijete brz pristup bazi dokumentacije i optimizujete vreme za njeno pretraživanje.

Pažljivo odaberite partnera za skladištenje.

Čuvaju se određeni period, nakon čega se moraju predati na državno skladištenje u državne i opštinske arhive. Federalno zakonodavstvo definiše maksimalne periode skladištenja dokumenata koji su na propisan način uvršteni u Arhivski fond Ruske Federacije:

• kadrovska dokumenta, evidencije javnobilježničkih radnji, kućne knjige i dokumenti u vezi sa privatizacijom stambenog fonda - 75 godina;
• projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju - 20 godina;
• tehnološke i projektnu dokumentaciju- 20 godina;
• patenti za pronalazak, korisni model, industrijski dizajn - 20 godina:
• naučna dokumentacija - 15 godina;
• filmski i fotografski dokumenti - 5 godina;
• video i foto dokumenti - 3 godine.

U slučaju likvidacije organizacije, dokumenti trajnog skladištenja i osoblje prenose se u državni (opštinski) arhiv. Za nevladine organizacije, čiji su neki dokumenti uključeni u Arhivski fond Ruske Federacije, za takav prijenos potrebno je zaključiti ugovor sa institucijom Federalne arhivske službe Rusije. Ako organizacija nije blagovremeno zaključila sporazum sa arhivom, tada je u tom slučaju državni (opštinski) arhiv dužan prihvatiti na čuvanje samo dokumente o osoblju zaposlenih u organizaciji. Mjesto čuvanja preostale dokumentacije odredit će predsjednik likvidacione komisije ili stečajni upravnik.

Priprema dokumenata za predaju u arhiv

Svaka organizacija generiše određeni broj slučajeva tokom godine. Neki od njih se moraju arhivirati nakon utvrđenog perioda skladištenja. Riječ je o dosijeima sa izvršenim dokumentima trajnog" privremenog (preko 10 godina) čuvanja i za osoblje. Predmeti se arhiviraju godinu dana nakon završetka kancelarijskog posla. Priprema dokumentacije za predaju u arhivu obavljaju zaposleni u službi predškolskog vaspitanja i obrazovanja i sekretari strukturnih odjeljenja. Predmeti se arhiviraju nakon što su u potpunosti obrađeni.

Registracija predmeta sastoji se od sljedećih operacija:

• provjera ispravnog grupisanja dokumenata u fajlove;
• šivanje (uvezivanje);
• numerisanje listova;
• izrada certifikacijskog natpisa (certifikacijski list);
• izrada, po potrebi, internog popisa dokumentacije predmeta;
• unošenje pojašnjenja u detalje omota predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, indeks registracije, rokovi predmeta, naslov predmeta);
• sastavljanje i izvođenje inventara predmeta.

Predmeti sa privremenim rokom čuvanja (do 10 godina zaključno) podležu delimičnoj registraciji, a dozvoljeno je:

• ne sistematizuju dokumente u predmetu;
• ne numerisati listove predmeta;
• ne pisati potvrde;
• ne šivati ​​(ne šivati).

Provjera ispravnosti grupiranja dokumenata u spise vrši se kako bi se još jednom provjerila usklađenost dokumenata u predmetu sa naslovom prema nomenklaturi, mjestom dokumenata unutar predmeta prema određenim principima: o pitanjima koja se razmatraju ; hronološki; geografski; abecedno po dopisnicima itd.

Rice. 6.2. Obrazac sertifikacionog lista

Kada se završi, kućište mora biti porubljeno ili uvezano. Prvo se iz kućišta uklanjaju svi metalni predmeti: spajalice, igle itd. Dokumenti se uklanjaju iz foldera. Nakon posljednjeg dokumenta u predmet se ubacuje list za ovjerenu evidenciju na početku predmeta, po potrebi se ubacuje list ili listovi za interni popis (ako ih ima, onda štampani obrasci internog inventara). Kućište ne bi trebalo da prelazi 250 listova. Ako je tokom godine u predmetu deponovano više dokumenata, onda ih treba podijeliti u nekoliko tomova.

Svi dokumenti su arhivirani ili ukoričeni u tvrdi korice. Pošto se dokumenti različitih formata odlažu u datoteku, potrebno ih je arhivirati sa 4 punkcije. Ovo će osigurati da su svi dokumenti sigurno zaštićeni.

Rice. 6.3. Obrazac internog inventara dokumentacije predmeta

Za futrole za dugotrajno skladištenje, možete zašiti cijelu kutiju, uključujući gornji i donji dio poklopca. Koferi sa trajnim rokom trajanja se arhiviraju, počevši od lista koji sledi korica. Gornji dio korica nije porubljen. Na prvi list stavlja se tanki kartonski odstojnik širine do 1 cm i kroz njega se prošiva kućište. Budući da se takva kutija treba čuvati zauvijek, takva turpija štiti niti od habanja i daje estetski izgled kućištu.

Prilikom podnošenja morate osigurati da se sav tekst dokumenata može pročitati. Dokumenti sa rokom trajanja manjim od 10 godina ne mogu se arhivirati, ali ostaju u fascikli.

Svi listovi u datotekama za trajno i privremeno skladištenje su numerisani kako bi se osigurala sigurnost dokumenata i laka upotreba. Listovi se numerišu crnom grafitnom olovkom ili numeracijom u gornjem desnom uglu samo na prednjoj strani lista, bez dodirivanja teksta dokumenta. Zabranjena je upotreba mastila i olovaka u boji. List veći od A4 se arhivira na jednoj ivici, rasklapa i numeriše kao jedan list. List presavijen i porubljen u sredini numerisan je kao dva lista. Ilustrovani materijali i fotografije numerisani su na poleđini u gornjem lijevom uglu. Koverte uložene u futrolu sa natpisima ili prilozima numerišu se nezavisno. Prilog u koverti je numerisan sledećim brojem iza koverte. Prilikom kreiranja nekoliko svezaka jednog predmeta, svaki od njih se numerira nezavisno.

Rice. 6.4. Obrazac omota za dosijee trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja

Rezultati numeracije bilježe se u povjerljivi zapisnik na posljednjem listu posebno za njega ušivenog kofera. Označava se brojevima i slovima broj numerisanih listova dokumenata, a posebno preko znaka „+“ broj listova internog inventara, slovima i brojevima koji nedostaju.

Zapisnik o ovjeri potpisuje lice koje ga je sačinilo sa naznakom radnog mjesta, ličnog potpisa, prezimena i datuma izrade. Zabranjeno je stavljanje ovjerenog natpisa na koricu kutije ili na poleđini posljednjeg lista.

Forma ovjere predmeta utvrđena je Osnovnim pravilima za rad organizacionog arhiva.

U slučaju kada predmet sadrži posebno vredne dokumente - u ličnim dosijeima, predmeti nagrade akademske diplome i prisvajanje

Državni standard R 51141-98 sadrži sljedeću definiciju internog inventara: „Interni popis dokumenata predmeta je knjigovodstveni dokument koji sadrži listu dokumenata predmeta s naznakom serijskih brojeva dokumenata, njihovih indeksa, imena, datuma, brojeva listova” 1 .

Interni popis se vodi ispred spisa predmeta i sadrži podatke o svakom od njih. Konačna evidencija internog inventara pokazuje broj dokumenata uključenih u njega i broj listova samog inventara.

Koristeći automatizovani sistemi registraciju dokumenata, interni inventar se može kreirati i štampati automatski na osnovu podataka unesenih u registarske kartice dokumenata koji se nalaze u dosijeu. Nakon što se dokumenti ulože, numerišu, sačine ovjereni upis i interni popis spisa predmeta, vrši se dodatno oblikovanje korica predmeta.

Dizajn omota predmeta vrši se u procesu uspostavljanja predmeta u kancelarijskom radu i vrši se u skladu sa zahtjevima državni standard GOST 17914-72. “Navlake za futrole za dugotrajno skladištenje. Vrste, veličine, tehnički zahtjevi" U vrijeme otvaranja predmeta, prema nomenklaturi predmeta, na omotu su već bili navedeni brojni podaci:

• naziv institucije (organizacije) i njenu podređenost;
• naziv strukturne jedinice;
• kancelarijski indeks predmeta;
• naslov predmeta;
• period čuvanja predmeta.

Prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv, ovi podaci se razjašnjavaju i dopunjuju. Na primjer, na naslovnicu stavljaju:

• broj sveske, ako predmet ima više tomova;
• rokovi predmeta;
• broj listova u fajlu;
• brojevi fonda, inventar i inventarna dosijea.

Posljednji detalji su uključeni u arhivu.

Rice. 6.5. Obrazac inventara za trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje

Vrlo je važno poštovati određene zahtjeve prilikom dizajniranja poklopca. Dakle, naziv organizacije piše se u nominativu. Ako se naziv promijenio u toku godine, na naslovnici se navode oba imena, pri čemu se prethodni naziv uzima u zagradi, a ispod piše novi naziv.

Naslov predmeta prenosi se na omot početkom godine od. Ali nakon analize sadržaja dokumenata, možda će biti potrebno napraviti neka pojašnjenja naslova. Ako se ukaže takva potreba, potrebno je izvršiti dopunu nomenklature predmeta i staviti naslov i indeks na korice u skladu sa ovim dopunom. Prvo, naslov mora naznačiti vrstu predmeta (predmet, prepiska, dokumenti itd.) ili vrstu dokumenata (protokoli, naredbe, izvještaji, akti). Zatim se navodi autor ili dopisnik (ako je to prepiska), a zatim se postavlja pitanje koje odražava sadržaj dokumenata. Moguće je kreirati dokumente od više autora ili dopisnika u jednom fajlu ako se odnose na isto pitanje. Autentičnost dokumenata nije naznačena u naslovima, ali je naznačeno prisustvo kopija dokumenata. Na omotu predmeta moraju biti navedeni datumi najranijih i najnovijih dokumenata i period čuvanja predmeta. Na predmetima sa dokumentima trajnog čuvanja naznačeno je „čuvati trajno“, na ostalima - određeni rok čuvanja u skladu sa spiskom.

Prilikom navođenja broja listova ne uzimaju se u obzir listovi internog inventara i ovjerene evidencije.

Za sve datoteke sa stalnim i dugoročnim periodima skladištenja sastavlja se inventar. Inventar je arhivski priručnik koji sadrži sistematizovanu listu skladišnih jedinica, kao i namenjen za njihovo evidentiranje i objedinjavanje sistematizacije. Inventar služi kao glavno računovodstvo referentni priručnik u evidenciji i arhivi. Inventari se sastavljaju odvojeno za dosijee trajnog skladištenja, privremene (preko 10 godina) skladišne ​​dosijee i dosijee osoblja. U nekim slučajevima, u zavisnosti od specifičnosti organizacije, mogu se sastaviti popisi za određene kategorije predmeta (sudski i istražni predmeti, naučni izveštaji po temi, itd.).

Slučajevi su navedeni po važnosti. Na primjer, redoslijed može biti sljedeći: statut preduzeća, zapisnici skupština akcionara, zapisnici sjednica odbora direktora, nalozi direktora o osnovnim aktivnostima, godišnji planovi itd. Inventare predmeta u svakoj strukturnoj jedinici sastavljaju zaposleni službe kancelarijskog upravljanja.

Rice. 6.6. Obrazac godišnjeg dijela zbirnog inventara trajnih skladišnih predmeta

Inventar se sastoji od godišnjih sekcija. Godišnje sekcije sastavljaju se na propisanom obrascu. Informacije o svakom predmetu uključene u inventar nazivaju se opisnim člankom. To uključuje:

• serijski broj predmeta (volumena) prema popisu;
• indeks predmeta (volumena);
• naziv predmeta (sveska);
• datumi predmeta (volumen);
• broj listova u fajlu (volumen);
• period skladištenja (za datoteke pohranjene duže od 10 godina);
• Bilješka.

Svaki slučaj u inventaru ima nezavisan serijski broj.

Ako se slučaj sastoji od nekoliko tomova, svaki volumen ima svoj broj. Arhiva organizacije sređuje spise u inventar po redu. On također dodjeljuje inventarne brojeve strukturnoj jedinici.

Prilikom prenosa višegodišnjih predmeta u arhiv, potrebno ih je sistematizirati. Uobičajeni redoslijed sistematizacije poslova u organizaciji je hronološki i strukturalni. To znači da se, prvo, predmeti sistematiziraju po godinama. Drugo, fajlovi su sistematizovani prema nazivima strukturnih jedinica u kojima su pohranjeni. Svi dosijei trajnog skladištenja za godinu su raspoređeni po važnosti. Ovo obično odgovara redosledu kojim se strukturne podele i zaglavlja predmeta nalaze u nomenklaturi predmeta.

Rice. 6.7. Obrazac konačnog unosa i potpisa ovjere

Tako dobijamo uredan spisak svih slučajeva istog roka trajanja godinu dana. Radi lakšeg pretraživanja, nazivi strukturnih jedinica mogu se navesti u inventaru prije prvog slučaja odgovarajuće strukturne jedinice.

U organizacijama u kojima je broj generiranih slučajeva mali, nije praktično sastavljati novi popis svake godine. Moguće je pripremiti jedan inventar koji uključuje predmete za više godina.

Rice. 6.8. Obrazac godišnjeg odeljka zbirne liste kadrovskih poslova

Rice. 6.9. Obrazac za popis elektronskih dokumenata sa stalnim rokom čuvanja

U takvim organizacijama godišnje se sastavlja godišnji dio inventara sa kontinuiranim numerisanjem predmeta. Svaki od godišnjih odjeljaka inventara počinje naznakom odgovarajuće godine, a zatim se predmeti slažu u skladu sa prihvaćenom strukturom.

Svaki inventar ima svoj broj. Uobičajeno, inventar za dosijee trajnog skladištenja ima 1, za dosijee sa periodom skladištenja dužim od 10 godina - N& 2, za dosijee osoblja - br. 3 sa dodatkom slovnog indeksa “l/s”.

Popis se završava konačnim unosom. Brojkama i riječima označava broj predmeta koji su uključeni u inventar, prvi i posljednji broj predmeta u inventaru i precizira karakteristike numeracije (slovni brojevi i brojevi koji nedostaju). Inventar mora potpisati sastavljač sa naznakom njegovog položaja i prezimena. Naveden je datum sastavljanja inventara.

Pored inventara dosijea sa stalnim rokom čuvanja, dosijea sa privremenim (preko 10 godina) rokom čuvanja, kadrovske službe organizacija moraju godišnje sastavljati inventare dosijea za osoblje. Dokumenti o osoblju imaju poseban društveni značaj - oni su osnov za potvrdu radnog iskustva, pozicije, trajanja rada u datoj organizaciji i drugih činjenica radnih odnosa. Kako bi se spriječio gubitak ovih dokumenata, većina dokumenata o osoblju otpuštenih radnika se arhivira i čuva 75 godina.

U vezi sa razvojem računarske tehnologije i povećanjem obima dokumenata na elektronskim medijima, organizacije imaju potrebu za skladištenjem audiovizuelne i elektronske dokumentacije. U arhivi organizacije, u zavisnosti od sastava i obima elektronskih dokumenata, sastavljaju se inventari elektronskih dokumenata sa stalnim rokom skladištenja. Elektronski dokumenti su uključeni u nezavisne inventare.

Broj primjeraka inventara određuje se periodom skladištenja dosijea. Inventar dosijea trajnog skladištenja sastavlja se u četiri primjerka. Jedan primjerak ostaje u odgovarajućoj strukturnoj jedinici, drugi primjerak inventara se prenosi u službu predškolskog odgoja, treći u arhiv organizacije. Četvrta kopija se šalje u odgovarajuću državnu ili opštinsku arhivu.

Organizacije koje ne predaju dokumente državnim arhivima sastavljaju popis za dosijee trajnog čuvanja, za dosijee sa rokom čuvanja od 10 i više godina i za osoblje u tri primerka.

Za spise sa privremenim rokom čuvanja ne sastavljaju se inventari, oni se zamjenjuju nomenklaturom dosijea, gdje se nasuprot svakog naslova stavlja oznaka koja označava period čuvanja.

U periodu pripreme predmeta od strane strukturne jedinice za predaju u arhiv organizacije, zaposleni u arhivi prvo provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenost broja predmeta koji su uključeni u popis predmeta (strukturne jedinice). ) sa brojem otvorenih predmeta u skladu sa nomenklaturom dosijea organizacije. Zaposleni u strukturnoj jedinici dužni su da otklone sve nedostatke u formiranju i izvršenju predmeta utvrđene tokom inspekcijskog nadzora. Ako se utvrdi nedostatak slučajeva, sastavlja se odgovarajuća potvrda.

Svaki slučaj prihvata osoba odgovorna za arhivu organizacije u prisustvu zaposlenog u strukturnoj jedinici. U ovom slučaju, na oba primjerka spiska predmeta strukturne jedinice, za svaki predmet koji se nalazi u njemu upisuje se zabilješka o postojanju predmeta. Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhiv, brojevi nedostajućih predmeta, datum prijema i ustupanja predmeta, kao i potpisi odgovornog za arhiv i lica ko je prenio predmete označeni su brojevima i riječima. Prilikom prijema posebno vrijednih kovčega, provjerava se broj listova u sanducima.

Predmeti povezane u pakete u arhivu organizacije dostavljaju zaposleni u strukturnim odjeljenjima. Zajedno sa dosijeima, u arhivu se prenose dosijei za registraciju dokumenata. Naziv svakog ormarića je uključen u inventar.

Čak i ako direktor ne želi da čuje za arhiv kao strukturnu jedinicu, to ne znači da on ne postoji u preduzeću. Arhiva postoji, ali za sada ima oblik skladišta starog papira razbacanog po ormarima i kancelarijama uz potpuno odsustvo bilo kakvog jedinstvenog reda i sistema. U ovom članku ćemo govoriti o tome kako organizirati pohranu dokumenata u organizaciji koja još nema arhivu kao takvu, ali dokumenti kojima je potrebno osigurati odgovarajuće uvjete čuvanja već postoje, a štoviše, pojavljuju se svaki dan. Uostalom, vidite, mnogo je lakše početi graditi arhivu kada je organizacija mala i kada nema toliko papira za čiju sigurnost treba osigurati. Ako se za nekoliko godina prihvatite ovog posla, kada obim protoka dokumenata počne iznositi desetine hiljada jedinica, bit će mnogo teže napraviti arhiv.

PROPISI I ODGOVORNOST ZA NEPRAVILNO ČUVANJE DOKUMENTA

Proces čuvanja organizacionih dokumenata regulisan je na saveznom nivou.

Postoje dva glavna dokumenta o radu arhive u kompaniji:

1. Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive, odobren naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 05.09.1985. br. 263. Dokument je normativne (obavezne) prirode.
2. Osnovna pravila za rad arhiva organizacija, odobreno odlukom Odbora Rosarhiva od 02.06.2002. (u daljem tekstu: Osnovna pravila za rad organizacionog arhiva). Dokument je metodološke (neobavezujuće) prirode.

Preporučujemo da sekretar pregleda ove prilično slične dokumente. Oni opisuju osnovne principe skladištenja poslovnih papira u preduzeću, uslove skladištenja i pružaju mnoge oblike dokumenata koji obezbeđuju proces skladištenja, na čelu sa nomenklaturom poslova organizacije.

Odgovornost za nepravilno čuvanje dokumenata

U skladu sa čl. 13.25 Kodeksa Ruske Federacije dana upravni prekršaji kršenje utvrđenog postupka i rokova čuvanja dokumenata od strane akcionarskog društva i društva sa ograničenom (dodatnom) odgovornošću povlači administrativnu kaznu za zvaničnici u iznosu od dvije hiljade petsto do pet hiljada rubalja; on pravna lica- od dvesta hiljada do trista hiljada rubalja. Praksa korištenja ovog članka je prilično opsežna, što ima smisla obavijestiti menadžera koji odbija dodijeliti resurse za pohranu dokumenata kompanije.

ANALIZA SASTAVA DOKUMENTA

Prije svega, morate razumjeti sastav dokumenata koji ovog trenutka su u organizaciji. Svi su podijeljeni u dvije grupe:

Dokumenti koji su već kompletirani po papirima;

Dokumenti koji nastaju kao rezultat aktivnosti organizacije i nalaze se u jednoj ili drugoj fazi svog životnog ciklusa.

Rad će ići u dva pravca odjednom. Dokumente iz prve grupe potrebno je pregledati, sortirati po vrsti i odrediti sastav predmeta. Dokumente druge grupe će takođe morati da se distribuiraju po predmetima odmah po završetku kancelarijskog posla.

Morate djelovati dosljedno, obraćajući se redom svakom odjelu organizacije. Tu bi sekretaru u pomoć trebali priskočiti zaposleni u ovim odjeljenjima. Samo oni - ljudi koji poznaju svoje radne procese iznutra - mogu pravilno formulisati nazive predmeta i sastav dokumenata u njima. Dobivena lista poslova za svaku strukturnu jedinicu činiće osnovu za nomenklaturu poslova organizacije.

VREMENA ČUVANJA DOKUMENTA

Svaki dokument ima svoj rok trajanja, koji ne određuje organizacija - autor dokumenta, već država. Uništavanje dokumenta prije isteka roka čuvanja nije dozvoljeno.

Danas su na snazi ​​tri pravilnika koji regulišu rokove čuvanja dokumenata, kako kažu, u masovnom obimu. Navodimo ove propise:

• Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti vladine agencije, organi i organizacije lokalne samouprave, sa naznakom perioda skladištenja, odobrenog naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25.08.2010. br. 558 (sa izmenama i dopunama od 04.02.2015.);
• Spisak standardnih arhivskih dokumenata generisanih u naučnim, tehničkim i proizvodne aktivnosti organizacije, navodeći periode skladištenja, odobrene naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. br. 1182 (sa izmjenama i dopunama od 28. aprila 2011.);
• Spisak standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih komiteta, ministarstava, odeljenja i drugih institucija, organizacija, preduzeća, sa naznakom perioda skladištenja, odobren od strane Glavnog arhiva SSSR-a 15. avgusta 1988. (sa izmenama i dopunama 31. jula 2007.).

Akcionarska društva Vodite se i Pravilnikom o postupku i rokovima čuvanja dokumenata akcionarska društva, odobren Rezolucijom Federalne komisije za tržište hartija od vrijednosti Rusije od 16. jula 2003. godine br. 03-33/ps.

Pored gore navedenih standardnih lista, period skladištenja za određene dokumente može biti specificiran u industrijskim propisima. Stoga treba biti vrlo oprezan pri određivanju rokova i obavezno potražiti pomoć rukovodilaca i zaposlenika odjela na koje se dokumenti odnose.

Bilješka

Period čuvanja dokumenata računa se od prvog januara naredne godine nakon godine u kojoj su kompletirani. Dakle, ako je dokument sačinjen u januaru 2015. i ima rok trajanja od 5 godina, onda će se ovih 5 godina računati od 01.01.2016. Ispostavilo se da se ovaj dokument može uništiti tek nakon 31. decembra 2020. godine.

U fazi određivanja rokova obično se otkrije da prilikom organizovanja sistema skladištenja dokumenata svaka radnja vodi drugoj. Ako se zapitamo koliko godina je određeni dokument pohranjen, onda se odmah javlja potreba da ga negdje zapišemo - nemoguće je sve ove brojke držati u glavi. Spisak koji sadrži sve dokumente organizacije, uklj. trajanje njihovog skladištenja nije ništa drugo do nomenklatura predmeta.

NOMENKLATURA PREDMETA

Proces pohranjivanja organizacijskih dokumenata počinje nomenklaturom dosijea.

Naš rječnik

Nomenklatura predmeta - sistematizovanu listu naziva predmeta otvorenih u kancelarijskom radu organizacije, sa naznakom perioda njihovog skladištenja, u utvrđenom obliku.

Drugim riječima, svi naslovi predmeta dobijeni kao rezultat analize dokumenata sastavljaju se u jedinstvenu listu i za njih se utvrđuju rokovi čuvanja.

Obrazac nomenklature dosijea dat je u Prilogu 7 uz tačku 3.4.6 Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija.

Bilješka: naziv sekcije u nomenklaturi poslova je naziv strukturne jedinice.

Indeks slučaja sastoji se od dva dijela. Prvi je redni broj strukturne jedinice, drugi je redni broj predmeta unutar strukturne jedinice.

Dajemo primjer. Recimo da je u jednoj organizaciji odjel za oglašavanje dobio serijski broj 04. U nastavku je dat fragment liste slučajeva.

Bilješka

Ako je organizacija toliko mala da ulogu odjela u njoj igraju zaposlenici, od kojih svaki ima svoju funkcionalnost, onda je bolje započeti sve indekse slučajeva s 01 i isključiti red "Naziv odjeljka" iz nomenklature.

Kolona "Broj predmeta" završena na kraju kalendarske godine. Označava broj skladišnih jedinica za svaki slučaj koji se akumulirao u preduzeću tokom godine.

Nomenklaturu poslova odobrava i stavlja na snagu od nove radne godine rukovodilac organizacije. Ali ne morate čekati januar da biste pokušali kreirati dokumente kompanije prema nomenklaturi, jer bi se sredinom godine mogla pojaviti prva nomenklatura poslova u istoriji organizacije.

Dokumenti se distribuiraju po predmetima odmah po završetku kancelarijskog posla. Ne možete ih sačuvati cijelu godinu, a zatim provesti nekoliko sedmica u arhiviranju. Čim se dokument izvrši i skine sa kontrole, mora se staviti u fajl.

Kolege treba postepeno navikavati na činjenicu da dokumentima kompanije upravlja sekretar. Ako se u odjeljenju pojavi novi predmet, to se mora prijaviti sekretaru, koji će predmet dodati u nomenklaturu i zajedno sa nadležnim službenikom odrediti rok skladištenja. Tako se u mladoj organizaciji formira sistem centralizovanog kancelarijskog rada.

“SPECIJALNI” DOKUMENTI: HR I RAČUNOVODSTVO

Kadrovska dokumenta. Ako je sekretar dodatno uključen u vođenje kadrovske dokumentacije u kompaniji, onda posebnu pažnju treba posvetiti čuvanju ovog sloja korporativne dokumentacije iz sljedećih razloga:

Kadrovska dokumenta podliježu inspekcijama mnogo češće nego upravljačka dokumenta;

Rok trajanja mnogih HR zapisa mjeri se decenijama;

Kadrovski dokumenti sadrže lične podatke zaposlenih, te stoga zahtijevaju ne samo savjesno računovodstvo, već i posebne uslove skladištenja i pristupa njima.

Predmeti koji se odnose na rad sa osobljem su uvršteni u nomenklaturu predmeta na opštoj osnovi, ali ih je potrebno držati u ormariću koji se može zaključati ključem, po mogućnosti željeznim, u posebnoj prostoriji koja se takođe zaključava sa ključem.

Računovodstveni dokumenti. Budući da je glavni računovođa lično odgovoran za sigurnost svojih dokumenata, u ranim fazama razvoja organizacije to čini sam. Možda je računovodstvo jedino odeljenje u kojem možete biti relativno mirni oko redosleda u dokumentaciji.

Postepeno, arhiva knjigovođe nadilazi individualni sef i postavlja se pitanje uključivanja računovodstvenih i poreskih izvještaja u opšti niz dokumenata kompanije radi skladištenja i naknadnog uništavanja. Računovodstveni dokumenti su takođe uključeni u nomenklaturu.

Što se tiče režima skladištenja, za razliku od kadrovskih dokumenata, zakonodavstvo ne sadrži nikakva posebna uputstva u tom pogledu. Međutim, ako pitate za mišljenje računovođe, gotovo svi će reći da je i ove stvari bolje držati u posebnoj prostoriji.

ELEKTRONSKI DOKUMENTI

Druga posebna vrsta dokumenata organizacije je elektronska. Opasnost da se za njih ne sazna je prilično velika, jer dok su papiri u fasciklama na vidiku i ništa ne košta da se o njima vodi računa, onda elektronski "žive" u kompjuterima kolega. Riječ je o onim dokumentima čiji je životni ciklus završen u elektronskom formatu. Primjer iz udžbenika su dnevniki koje sekretarica vodi u MS Excel-u. Kada dođe vrijeme za slanje dnevnika na čuvanje, ne morate ga štampati: ovo je elektronski dokument i treba ga čuvati iu elektronskom obliku.

Jedinice moraju dati informacije o elektronskoj evidenciji kada to zatraži sekretar.

Nažalost, u Rusiji još uvijek ne postoje jasno formulirane upute za pohranu elektroničkih dokumenata, i to unatoč činjenici da u nekim područjima djelatnosti (na primjer, internet marketing) obim elektronskih dokumenata organizacije teži 100%. Jedino što se može koristiti kao vodič je nacrt Preporuka za nabavku, evidentiranje i organizaciju skladištenja elektronskih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija, koji je izradio VNIIDAD još 2012. godine.

Elektronski dokumenti se unose u nomenklaturu predmeta zajedno sa papirnim i čuvaju se u periodima utvrđenim spiskovima.

UNIŠTAVANJE DOKUMENTA - CENTRALIZOVANI PROCES!

U prvim mjesecima rada sistema za skladištenje dokumenata, sekretar neće imati vremena da ga uništi, a ako je organizacija mlada, morat ćete čekati nekoliko godina prije nego što se to dogodi. Ukoliko se otkriju dokumenti kojima je istekao rok čuvanja, proces uništavanja se organizuje u skladu sa Osnovnim pravilima za rad organizacionog arhiva.

Glavna stvar koju treba zapamtiti je da je uništavanje dokumenata centralizirani proces koji uključuje mnoge zaposlenike kompanije, uključujući i njenog menadžera. Poderati dokument i baciti ga u smeće nije uništavanje. Ne možeš to da uradiš.

Nije bitno da li će se u budućnosti u organizaciji pojaviti „arhiva” strukturne jedinice ili će za čuvanje dokumenata biti odgovoran posebno ovlašćeni službenik kancelarije, međutim, potrebno je čuvati dokumente, a ta odgovornost, kao saznali smo na početku članka, sadržana je na zakonodavnom nivou.

SAŽETAK

1. Čuvanje dokumenata je odgovornost organizacije, propisana zakonom.
2. Organizovanje sistema skladištenja dokumenata kompanije počinje analizom sastava dokumenata.
3. Spisak poslova organizacije, za koje se rokovi čuvanja određuju u skladu sa posebnim spiskovima, izgrađenim prema posebnom obrascu, čini nomenklaturu poslova organizacije.
4. Posebna pažnja posvećena je sistemima kadrovske i računovodstvene dokumentacije, kao i elektronskim dokumentima.
5. Uništavanje dokumenata je organizovan, centralizovan proces koji zahteva sistematski pristup. Ne možete se jednostavno riješiti dokumenta.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Ministarstvo poljoprivrede Ruske Federacije

Budžet savezne države obrazovne ustanove više obrazovanje

Rjazanski državni agrotehnološki univerzitet nazvan po. P.A. Kostycheva

(FSBEI HE RGATU)

Automotive Faculty

Sažetak na temu:

"Arhivsko skladištenje dokumenata"

Završio: student 3. godine

Fakultet za automobile i drumski saobraćaj

oblasti obuke

"Tehnologija transportnih procesa"

Malakhov V.A.

Provjerio: dr, vanredni profesor Lozovaya O.V.

Rjazanj 2015

1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja dokumenata

2. Formiranje dokumenata u dosijee

3. Tehnička obrada dokumenata prije dostavljanja na arhivu

4. Osiguravanje sigurnosti dokumenata

5. Elektronski dokumenti u arhivima

6. Postavljanje dokumenata u skladišta

7. Provjera dostupnosti i stanja dokumenata

8. Arhivske reference

9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta

Bibliografija

1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja dokumenata

Postupak čuvanja dokumenata uređen je sljedećim glavnim dokumentima:

Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“;

Odlukom Saveznog arhiva od 02.06.2002. godine (u daljem tekstu: Osnovna pravila) odobrena su osnovna pravila za rad arhiva organizacije;

Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. N 558;

Važeća Pravila o dokumentima i toku dokumenata u računovodstvu, odobrena naredbom Ministarstva finansija SSSR-a od 29. jula 1983. br. 105.

Procedura čuvanja računovodstvenih dokumenata je definisana u Savezni zakon od 21. novembra 1996. N 129-FZ „O računovodstvu“, kao i u Porezni kod RF.

2. Formiranje dokumenata u dosijee

Svaki specijalista koji radi sa dokumentima treba da bude uključen u pripremu dokumenata u dosije. Treba imati u vidu da se dokumenti formiraju u fajlove prema određenim kriterijumima, kako bi se kasnije mogli lako pretraživati ​​u arhivi. Arhivisti su izradili poseban referentni dokument, uz pomoć kojeg se službeni dokumenti distribuiraju u fascikle (futrole). To se zove nomenklatura poslova. Ovo je sistematski spisak naslova svih predmeta koje će zaposleni otvoriti u organizaciji u narednoj godini. Spisak predmeta sastavlja se uoči nove kalendarske godine, najčešće u decembru, kako bi se znalo koji predmeti treba da se formiraju u kompaniji u narednoj godini od januara do decembra.

Prilikom formiranja dokumenata u fajlove koriste se različiti kriterijumi prema kojima se dokumenti kombinuju u jednu fasciklu. Na primjer, nominalna karakteristika: nalozi prema nalozima, protokoli prema protokolima. Drugi znak je upitnik zasnovan na subjektu za službenu korespondenciju. Ali moguć je i potpuno drugačiji pristup, kada se kombinuju različiti dokumenti o jednom pitanju. Klasičan primjer je sudski spor, lični dosije zaposlenog.

Obrazac nomenklature dosijea je unificiran i uključen u dodatak „Osnovnih pravila za rad arhiva organizacije“. Dokument odobrava šef organizacije. Ako je preduzeće veliko, potrebno je popuniti kolonu „Naziv sekcije“, odnosno upisati naziv strukturne jedinice. Ako je organizacija mala, onda je ovdje naznačen smjer aktivnosti.

skladište arhive dokumenata

3. Tehnička obrada dokumenata prije dostavljanja na arhivu

Prvo, dokumenti u fajlu moraju biti hronološkim redom: gornji dokument je prvi u januaru. Pomoću crne grafitne olovke morate numerisati svaki list na prednjoj strani kućišta u gornjem desnom uglu. Certifikacijski list također sadrži tabelu koja ukazuje na karakteristike fizičkog stanja i formiranja kućišta, na primjer, poderane, zalijepljene, pljesnive ploče. Morate dati link do njihovog broja. I potrebno je sačiniti interni popis dokumentacije predmeta. Interni inventar uključuje indeks predmeta, njegov naslov i brojeve listova predmeta koji odgovaraju ovom dokumentu. Inventar uključuje njegov sastavljač i stavlja ga na početak predmeta. Sada predmet mora biti ili uvezan ili uvezan, sa dizajniranim omotom koji odražava naziv organizacije, odjeljenja, broj predmeta, volumen, naslov, datume osnivanja i zatvaranja predmeta.

Popisi se sastavljaju u najmanje tri primjerka, od kojih jedan ostaje u strukturnoj jedinici, čime se potvrđuje činjenica predaje dokumenata u arhiv, a ostali primjerci inventara se zajedno sa spisima prenose u arhiv.

4. Osiguravanje sigurnosti dokumenata

Slučajevi kratkoročnih (do 10 godina), dugoročnih (preko 10 godina) i trajnih rokova skladištenja moraju se zadržati u organizaciji:

1. prije isteka utvrđenog roka i njihovo izdvajanje za uništavanje;

2. prije podnošenja predmeta na državnu pohranu;

3. prije likvidacije organizacije.

Tokom čitavog utvrđenog perioda skladištenja mora se osigurati ne samo evidencija dokumenata, već i njihova fizička sigurnost i upotreba.

To postavlja određene zahtjeve za obradu samih dosijea i opremljenost arhivskih objekata.

Arhivska dokumenta se dijele na dokumente opšteg i posebnog čuvanja, na papirnoj i filmskoj osnovi. Ovo posljednje uključuje ne samo filmove za fotografije, video i zvučne snimke, već i druge kompjuterske medije za pohranu koji se još nisu formirali u nezavisnu grupu.

5. Elektronski dokumenti u arhivima

Prema principima arhiviranja, dokument mora biti pohranjen na mediju za pohranu na kojem je kreiran. Stoga pohranjivanje kancelarijske dokumentacije na kompjuterske medije nije zabranjeno, ali se ni ne podstiče iz objektivnih razloga.

To se takođe mora imati na umu dugotrajno skladištenje dokumenti na nestabilnim prenosivim medijima, kao što su flopi diskovi, zahtijevaju česte, najmanje šest mjeseci, provjere i prepisivanje pohranjenih informacija na nove medije u duplikatu. Dugoročno, tj. Više od 10 godina pohranjivanje arhiviranih informacija na hard disk računala također je rizično zbog mogućih kvarova i napada virusa.

Trenutno, jedini mogući medij za snimanje dokumenata za arhiviranje dokumenata može se smatrati optičkim diskom koji se ne može ponovno upisivati ​​(CDR), iako u U poslednje vreme povećane su i pritužbe na njen kvalitet.

Ukoliko postoji značajan obim dokumenata na računarskim medijima i bazama dokumenata formiranih u procesu elektronske dokumentacije, za njihovo skladištenje se organizuje poseban elektronski repozitorijum dokumenata ili kao deo postojeće arhive.

6. Postavljanje dokumenata u skladišta

Promišljeno postavljanje dokumenata omogućava racionalno korištenje prostorija, smanjenje troškova pretraživanja dosijea, osiguravanje optimalnih uslova skladištenja i mogućnost evakuacije arhive u slučaju vanrednih okolnosti.

Osnova za smještaj arhivske dokumentacije u organizacijama je:

1. stvaranje najboljim uslovima za dokumente trajnog čuvanja,

2. pogodnosti operativna upotreba sva dokumenta.

Opća kancelarijska, povjerljiva, kadrovska i tehnička dokumentacija čuvaju se odvojeno, po mogućnosti u različitim skladišnim prostorima.

Prilikom određivanja prostorija potrebnih za smještaj predmeta, uzima se u obzir dinamika kretanja predmeta. Stoga je u arhivu organizacije prikladnije postaviti dosije ne samo po strukturnim odjeljenjima u skladu sa inventarima i nomenklaturama dosijea, već i prema vremenu njihovog dodjeljivanja za uništenje.

Za orijentaciju u dinamički promjenjivom sastavu ormara sastavljaju se topografski znakovi, a sve prostorije i police u njima su numerisane s lijeva na desno od ulaza. Police su takođe numerisane prema postavci kućišta, tj. naslagane od vrha do dna.

Dokumenti se moraju čuvati u prostorijama odvojenim od radnih prostorija zaposlenih i zaštićenim od pristupa neovlašćenih lica. Skladišni prostori moraju biti dodatno zaštićeni rešetkama koje se otvaraju iznutra (za ekstremnu evakuaciju) na prozorima prvog sprata arhive, vrata su dodatno ojačana i opremljena bravama. Prozori su zaštićeni od direktne sunčeve svjetlosti posebnim ostakljenjem, bojama i debelim zavjesama. Zbog povećane opasnosti od požara, prostori za skladištenje dokumenata opremljeni su lampama zatvorenog tipa prekidači i sigurnosni paneli koji se nalaze izvan skladišta. Obavezni dodatak arhivskog skladišta su viševarijantna sredstva za gašenje požara (uključujući i netečna, na primjer, pijesak i ceradu).

Arhivi moraju imati:

1. specijalni pokretni ili stacionarni regali sa širinom police od najmanje 25 cm;

2. širina prolaza između regala je najmanje 75 cm;

3. širina glavnih prolaza do 120 cm;

4. razmak između polica po visini 35-40 cm;

5. udaljenost krajeva regala od zidova je 45 cm;

6. Udaljenost od poda do donje police je 20 cm, au suterenu i polupodrumu do 50 cm.

Za pohranjivanje dokumenata velikog formata (karte, crteži, planovi) koriste se posebni regali s horizontalnim ili vertikalnim visećim odlagalištima.

Glavni razarači dokumenata u arhivskim prostorima su gljive buđi. Postoji više od 200 vrsta gljivica koje žive u “skladišnim prostorima za papir” koje se prenose u zraku i mogu lako zaraziti dokumente u prašnjavim prostorijama. U pravilu, gljive se najaktivnije razvijaju na vlažnim dokumentima ili u skladišnim prostorima s visokom vlažnošću zraka na temperaturi od 25-27°C, u gusto zatrpanim uglovima i neventiliranim ormarićima.

Zbog toga se u prostorijama za skladištenje dokumenata (i knjiga) moraju poštovati optimalni uslovi temperature i vlažnosti. U Rusiji je postavljena na maksimalno 18-20°C, uz relativnu vlažnost vazduha od 50-55%. Filmski mediji zahtevaju još strože uslove skladištenja, pa su svi arhivski prostori opremljeni instrumentima za merenje temperature i vlažnosti u različitim uglovima arhivskog prostora. Za arhivske repozitorije, redovno mokro čišćenje i preventivnu dezinfekciju prostorija.

Svi dosijei u arhivskim prostorima se dodatno pakuju u kartonske kutije, snopove i druge kontejnere od materijala koji su neškodljivi za dokumente.

1. inventarni brojevi (spisak predmeta),

2. godina(e) i najnoviji brojevi predmeta uključeni u ovo polje (paket).

Ovisno o tvrdoći materijala poklopca kućišta i učestalosti korištenja dokumenata, odabire se način skladištenja - vertikalni ili horizontalni.

7. Provjera dostupnosti i stanja dokumenata

Provjere stvarnog prisustva i fizičkog stanja stvari (izbljeđivanje, kontaminacija, mehanička oštećenja) provode se najmanje:

1. jednom u 10 godina,

2. za trajno skladištenje fajlova - jednom u 5 godina,

3. za povjerljive dokumente - godišnje

Takve provjere se također provode:

1. prilikom promjene upravitelja arhive,

2. u slučaju velike štete ili gubitka posla,

3. nakon premještanja predmeta u drugo arhivsko skladište.

Rezultati inspekcijskih nadzora dokumentuju se aktima prema standardnom obrascu koji utvrđuje Arhivska služba, a odobrava rukovodilac organizacije. Na osnovu rezultata inspekcija, koje je odobrilo rukovodstvo organizacije, vrše se izmjene i pojašnjenja (ako je potrebno) u računovodstvenoj dokumentaciji, te se navodi broj i datum akta u kojem su evidentirani rezultati inspekcije.

8. Arhivske reference

Sve privredne i državne organizacije, državni i resorni arhivi dužni su da izdaju, na zahtjev organizacija, bivših službenika i zahtjeve građana, potvrde, kopije i izvode iz arhive dokumenata koji potvrđuju činjenicu i staž, plate, pozicije i druga pitanja.

Arhivska potvrda je službeno ovjereni dokument koji ima pravnu snagu i sadrži poruku (potvrdu) o dokumentima dostupnim u arhivi, podatke u vezi sa predmetom zahtjeva, uz obavezno navođenje podataka o pretraživanju (inventarni broj, broj predmeta, list broj). Potvrda sadrži nazive dokumenata, njihove datume i predstavlja informacije iz ovih dokumenata u hronološkom slijedu događaja, a ne u dokumentima u kojima su obuhvaćeni.

Arhivsku potvrdu potpisuju zaposleni odgovorni za arhiv i rukovodilac organizacije i ovjeravaju je pečatom (ako postoji, pečatom), po potrebi se uz potvrdu prilažu kopije dokumenata i izvodi iz originala. Prilikom sastavljanja potvrde na više listova svaki list mora biti ovjeren.

Arhivski izvod je potpuna kopija formalnih i ovjerenih dijelova dokumenta i doslovne kopije njegovog sadržaja (teksta).

Arhivski izvodi se po pravilu izrađuju ako su potrebne informacije sadržane u obimnom, višestrukom dokumentu, ali se samo dio njih odnosi na sadržaj zahtjeva. Na početku i na kraju svakog izvoda iz dokumenta, kao i na mjestima gdje nedostaju pojedinačne riječi, izrazi ili rečenice, treba staviti tri tačke.

Arhivska kopija je doslovno kucana, fotografska ili elektrografska reprodukcija cjelokupnog teksta dokumenta, službeno ovjerena na isti način kao i arhivske reference.

Arhivske potvrde, izvodi i kopije, kao i originalna dokumenta izdaju se podnosiocima zahtjeva ili njihovim ovlaštenim predstavnicima lično uz potpis uz predočenje pasoša ili drugog identifikacionog dokumenta.

9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta

Provjera vrijednosti vrši se metodom strana po stranica pregleda dokumenta od strane članova komisije. Predmeti formirani po kategorijama moraju se podijeliti u dvije grupe: prva grupa je privremeno skladište, druga je trajna i privremena (preko 10 godina) skladištenje. Komisija se formira jednom za period rada organizacije i uključuje predstavnike vodećih odjela: računovodstva, ljudskih resursa, arhiva. Stručnom komisijom rukovodi, po pravilu, zamjenik direktora. Komisija održava sastanke i sačinjava zapisnike sa odlukama u vezi sa odobravanjem popisa dokumenata sa dugoročnim, trajnim rokovima čuvanja i osoblja i utvrđuje koja dokumenta podležu uništavanju.

Postupak uništavanja dokumenata zahtijeva odgovarajuću dokumentaciju. Samo dokumenti sa kratkoročno skladištenje (do 10 godina uključujući), ako je rok skladištenja istekao. Obračun ovog perioda počinje 1. januara naredne kalendarske godine. Ne možete uništiti dokumente koji nisu prošli provjeru vrijednosti dokumenata. Odluka o uništenju mora biti sadržana u zapisniku sa sastanka stručne komisije organizacije. Dokumenti koji podliježu uništavanju nalaze se u odgovarajućem aktu koji ima jedinstvenu formu - Akt o dodjeli sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju. Nakon završetka formalnosti dokumentacije, možete početi uništavati dokumente.

Reference

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Objavljeno na Allbest.ru

...

Slični dokumenti

Potpuni ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka njihovog kreiranja do završetka izvršenja i slanja. Ispitivanje (procjena) naučne i praktične vrijednosti dokumenata. Popis i registracija predmeta. Opis dokumenata trajnog i dugoročnog čuvanja.

test, dodano 14.03.2009


Struktura i svrha nomenklaturnih poslova. Zahtjevi za njihovo formiranje i pravila skladištenja. Ispitivanje vrijednosti dokumenata. Sastavljanje inventara predmeta i postupak predaje u arhiv. Suština arhivskog čuvanja dokumenata u elektronskom obliku. Stručne komisije.

kurs, dodan 02.03.2014


Principi i kriterijumi vrednosti dokumenata. Sistem normativno-metodoloških pomagala za odabir dokumenata. Organizovanje i sprovođenje ispitivanja vrednosti dokumenata, postupak za njegovo sprovođenje, evidentiranje rezultata i čuvanje. Informacione tehnologije u arhivima.

teze, dodato 13.03.2019


Rokovi čuvanja dokumenata koji se odnose na prijem, premeštaj i otpuštanje zaposlenih. Lična karta zaposlenog. Sastavljanje i uklanjanje dokumenata iz ličnog dosijea. Procedura za vođenje ličnih dosijea osoba na državnim funkcijama u Ruskoj Federaciji.

sažetak, dodan 30.04.2011


Faze životnog ciklusa organizacije: koncept, klasifikacija i tipovi. Suština i funkcije likvidacione komisije, pravila čuvanja dokumentacije. Ispitivanje vrijednosti dokumenata, principi evidentiranja predmeta i sastavljanje njihovih inventara. Prijenos dokumenata u arhivu.

rad, dodato 10.05.2015


test, dodato 03.06.2017


Aspekti stvaranja, organizacije i funkcionisanja arhiva elektronskih dokumenata. Uloga Koncepta za formiranje e-uprave u Ruskoj Federaciji, uslovi za njeno funkcionisanje. Metodologija i principi arhivskog čuvanja elektronskih dokumenata.

sažetak, dodan 21.10.2011


Zakonska i regulatorna regulativa kancelarijskog rada. Postupak sastavljanja dokumenata i uslovi za njihovo izvršenje. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije i kadrovske dokumentacije. Organizacija rada i čuvanje dokumenata.

priručnik za obuku, dodan 26.01.2009


Pravni i regulatorni okvir koji reguliše kancelarijski rad i tok dokumenata u organizaciji. Procedura za prijem i početnu obradu korespondencije. Standardni i pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata. Obrada dokumenata.

kurs, dodato 08.11.2013


Zahtjevi za pripremu dokumentacije za osoblje. Koncept i specifičnosti izrade obrasca dokumenta, osnovni zahtjevi za njega. Postupak pripreme i obrade upravnih dokumenata, informacija i referentnih dokumenata, njihov sadržaj.