Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?
В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.
Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.
Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):
В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.
Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:
Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.
Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:
Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):
По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.
Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:
Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.
В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:
Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.
В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.
Например:
В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.
Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:
В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.
В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
Например:
Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.
в связи или всвязи
Слитно или раздельно?
Словосочетание “в связи” пишется всегда раздельно – в связи .
Прежде, чем ответить на вопрос как правильно пишется слово “в связи ” слитно или раздельно, нужно понять, почему он возникает. В данном слове могут возникнуть трудности с написанием у тех, кто ошибочно относит слово “в связи ” к наречию по аналогии с лексическими единицами: вслепую, вдобавок, влево, вскользь. Поэтому, в первую очередь необходимо определить, к какой же части речи относится слово “в связи ” на самом деле.
“В связи ” может быть сочетанием предлога “в” с существительным “связь” и производным предлогом.
Но в любом случае, какой бы частью речи ни выступало словосочетание “в связи”, оно всегда пишется раздельно.
Правила с производным предлогом “в связи”
В качестве производного предлога “в связи ” употребляется чаще всего, и в любой синтаксической конструкции будет являться связующим фрагментом, к которому нельзя задать какой-либо вопрос. Но, при этом, “в связи ” можно легко заменить на предлог-синоним “из-за” или на наречное сочетание “по причине”. Произносится с ударением на звук “и”.
Примеры
- В связи с рано наступившими заморозками, в фермерском хозяйстве начали ранний сбор урожая всех открытых посевов.
- Билетные кассы на концерт “Океана Эльзы” открылись раньше на несколько часов, в связи с тем, что желающие попасть на стадион образовали огромную очередь.
- В связи со сложившейся ситуацией в университете, Юля решила заранее начать писать диплом, пока ее однокурсники не расхватали самые интересные темы.
Правила с существительным и предлогом “в связи”
Если словосочетание “в связи ” является именем существительным единственного числа в предложном или родительном падеже и предлогом, то данное словосочетание следует произносить с акцентом на звук “я”. В предложениях такое словосочетание чаще всего является дополнением и может иметь при себе согласованное определение.
Примеры
Проговорите вслух все примеры для лучшего запоминания.
- В связи Иванова и Петровой не было ничего предосудительного – они были хорошими приятелями и бывшими коллегами.
- В связи коллежского асессора Филиппа Аполлоновича не входили случайные люди, такие, как веснушчатая Агриппина Савельевна, хоть та и играла на виолончели и потчевала бедных родственников различными яствами.
- Юлия была замечена в связи , которая черным пятном расползлась по ее некогда безупречной белоснежной репутации.
Как писать это слово? Ответить на поставленный вопрос вы сможете сами, но только после внимательного прочтения данной статьи.
Общие сведения
Всвязи или в связи: как писать правильно? Прежде чем ответить на заданный вопрос, следует выяснить, почему вообще он возникает. Специалисты по лингвистике утверждают, что определенные трудности в написании этого слова возникают по причине того, что его очень часто ошибочно относят к наречию и по аналогии с такими лексическими единицами, как вничью, вдобавок, вправо, вслепую и вскользь, пишут слитно. Так как пишется «всвязи»? Ответим на этот вопрос прямо сейчас.
Определяем часть речи
Чтобы понять, как писать слово «в связи», следует выяснить, к какой оно относится и какую роль играет в предложении.
В русском языке большинство самостоятельных частей речи подчиняются морфологическому принципу написания. Другими словам, те или иные лексические единицы употребляется с определенными суффиксами, окончаниями и которых практически всегда зависит от правил орфографии. Но следует отметить, что они не действуют в отношении таких как предлоги, союзы или частицы. Последние пишутся в соответствии с языковой традицией, которая сложилась за многие столетия. Более того, их правописание следует проверять по справочникам или орфографическим словарям. Такой же особенностью обладает и следующий производный предлог - «в связи».
Как образовано выражение?
Всвязи или в связи? Как писать это слово, знает далеко не каждый. Следует отметить, что оно образуется при помощи соединения простого предлога «в» и имени существительного «связь», которое стоит в родительном падеже и имеет второй ударный слог.
Со временем выражение «в связи» утратило свое самостоятельное лексическое значение. Кроме того, оно больше не выполняет функцию какого-либо члена предложения.
Как правило, в синтаксической конструкции данное слово употребляется в качестве связующего фрагмента. К такому нельзя задать какой-либо вопрос. Хотя его можно довольно легко заменить наречным сочетанием «по причине» или синонимичным предлогом «из-за». Приведем наглядный пример:
Всвязи или в связи: как писать правильно предлог?
Для того чтобы понять, как следует правильно писать данное слово, необходимо просто запомнить, что в любом случае такая лексическая единица употребляется в тексте раздельно. Ведь выражение «в связи» относится к той группе производных предлогов, которые всегда пишутся раздельно (в связи со сложившимися обстоятельствами, в продолжение вышесказанного, в виде рулета, в заключение выступления, в течение часа и пр.).
Имя существительное
Следует особо отметить, что слово «в связи» не всегда используется в предложении в качестве предлога. Ведь иногда такая лексическая единица применяется и в виде имени существительного. Причем оба случая следует отличать друг от друга.
Если данное выражение является именем существительным, которое стоит в родительном падеже единственного числа или в именительном падеже множественного числа (с предлогом «в»), то такое сочетание следует произносить с ударением на первый слог. Следует также отметить, что в предложении подобное слово выступает в роли дополнения. Кроме того, оно может иметь при себе какое-либо согласованное определение. Приведем наглядный пример:
- «В связи Андрея Никифоровича не входили случайные люди» (можно добавить согласованное определение «в личные связи»).
- «Она была замечена в связи, которая крайне нежелательна для репутации честной и порядочной дамы» (можно добавить согласованное определение «замечена в нежелательной связи»).
Как было сказано выше, по правилам русской орфографии, и простой предлог «в» с именем существительным «связи», и производный предлог «в связи» всегда пишутся раздельно. Соответственно, слитное написание такое лексической единицы является грубейшей ошибкой.
Подведем итоги
Всвязи или в связи: как писать такое слово? Исчерпывающий ответ на поставленный вопрос был дан в представленной статье. Но чтобы закрепить пройденный материал, следует напомнить, в чем же заключается разница данных выражений:
- «В связи» - это производный предлог, который является служебной частью речи. В тексте его следует отличать от сочетания имени существительного «связь», стоящего родительном падеже ед. числа или в именительном падеже мн. числа с простым предлогом «в».
- Раздельное написание имени существительного с простым предлогом и производного предлога «в связи» является единственно правильным.
В связи с чем запятая может ставиться и не ставиться в одинаковых, на первый взгляд, случаях? Русская пунктуация не дает на этот вопрос однозначного ответа, по праву считаясь одной из труднейших в мире. Множество предлогов, союзов и частиц могут требовать выделения или же оставаться, как есть. Почему же так происходит? Как известно, случайных явлений в языке не бывает. Попытаемся найти все возможные объяснения по сложному союзу "в связи с чем".
Коротко о союзах
Уже из названия ясна функция союза. Эта небольшая служебная конструкция призвана логически соединять части распространенного предложения, показывать их взаимосвязь. Классификация союзов многообразна, коротко остановимся на основных моментах.
Соединяют равноправные части предложения (я купил яблок и груш), подчинительные выделяют главный и зависимый элементы (мы ушли домой, потому что было холодно).
Простые союзы состоят из одного слова (и, или, но), также они могут повторяться. Составные союзы (так как, имеют в составе два слова и более.
Тесно связана с предыдущей градация союзов на производные и непроизводные. Разница в том, что производные союзы можно легко перепутать с другими частями речи, если не вдавать в контекст (благодаря, в то время как). А непроизводные на такие трансформации не способны.
Наш сегодняшний герой - союз "в связи с чем" - является подчинительным, составным и производным. Последнее определение будет представлять для нас наибольший интерес. Ведь именно от производности зависит, ставится ли перед "в связи с чем" запятая, или нет.
Сложноподчиненные предложения
Логично будет предположить, что используются в сложноподчиненных предложениях. В чем их особенности?
Как и сложносочиненные, такие предложения состоят из нескольких грамматических основ. Но дальше начинаются сплошные различия. Сложноподчиненное предложение обязательно будет иметь в своем составе главную и управляемую основу.
Мне приходится выполнять много дополнительной работы, в связи с чем я забираю часть заданий домой.
В этом примере перед "в связи" ставится запятая. И в ее необходимости нет сомнений, ведь мы четко разграничиваем две основы, где первая является причиной, а вторая (главная) - следствием. В данном случае союз указывает на следствие (человек берет работу домой), которое происходит по определенной причине (у человека много дополнительной работы).
А вот ставится ли после "в связи с чем" запятая? Ответ отрицательный. Союз должен быть тесно связан с основой, к которой он относится.
Необычное превращение
Однако есть один случай, когда ставится запятая и после рассматриваемого нами союза. Это конструкция "в связи с тем, что". Попробуем изменить пример выше и проследить за изменениями. Смысл предложения остался тем же. Но сейчас союз "в связи" указывает уже на причину:
В связи с тем, что мне приходится выполнять много дополнительной работы, я забираю часть заданий домой.
Я забираю часть заданий домой в связи с тем, что м не приходится выполнять много дополнительной работы.
Как видно из примеров, причина и следствие могут меняться местами. Теперь к союзу добавилась еще и относительная конструкция "тем, что" - она всегда имеет в своем составе запятую. Однако и в этом случае возле союза "в связи" ставится запятая только с одной стороны.
Простые предложения
Далеко не всегда союз "в связи" употребляется в сложных предложениях. Докажем это с помощью следующего примера:
Разжигание костров строго запрещено в связи с повышением пожароопасности.
"Повышение пожароопасности" - это не самостоятельная основа, а всего лишь обстоятельство причины, на которую указывает союз "в связи". Нужна ли запятая в этом случае? Не нужна.
Стоит отметить, что таким обстоятельством вполне возможно начать предложение, если наша цель - подчеркнуть причину.
В связи с повышением пожароопасности р азжигание костров строго запрещено .
Канцелярский оборот
Производные союзы прочно укрепились в разговорной речи, публицистике и официальных документах, приняв их специфический словарь и построение фраз. Так и появилась чисто канцелярская фраза "в связи с изложенным". Возможен и более изощренный вариант - "в связи с вышеизложенным".
В связи с вышеизложенным прошу принять на рассмотрение кандидатуру Новосельцева А. Е. на пост начальника отдела легкой промышленности.
Ясно, что перед этим в документе перечислялись достоинства работника и обосновывалась его компетентность. Все это "вышеизложенное" и послужило причиной подачи заявления, но в данном предложении мы его не видим. Поэтому после "в связи с изложенным" запятая также не ставится.
Вопросительные предложения
Вернемся к первому предложению статьи. На этот раз оно станет примером.
В связи с чем запятая может ставиться и не ставиться в одинаковых, на первый взгляд, случаях?
Данное предложение также имеет всего одну грамматическую основу, а значит, не требует дополнительных запятых. Мы легко можем заменить "в связи с чем" на простое "почему" или более сложное "по какой причине". Эти обороты запятыми также не выделяются, так как сами по себе существовать не могут.
Когда союз не является союзом
В первой главе статьи мы указали на производный характер союза "в связи". Предлог "в" и существительное "связи" настолько часто употреблялись вместе, что стали единым смысловым целым - союзом. Однако есть и нечастые случаи, когда каждый из этих элементов употребляется в своем прямом, изначальном значении.
На данный момент в связи с центральным командным пунктом есть небольшие помехи.
Сразу же обращает на себя внимание ударение в слове "связи" - теперь оно падает на первый слог. Это верный показатель того, что слово употребляется в прямом значении, возможно, имеется в виду радиосвязь или телеграф. Предложение по своему составу простое, с одной грамматической основой, а здесь не нужны.
Стоит отметить, что такие случаи употребления крайне редки и ограничиваются специфическими сферами применения. Чаще всего "в связи" используется в речи именно в качестве сложного союза, указывающего на следствие или причину.
Еще раз о союзах
Итак, когда ставится запятая - перед или после союза "в связи"? А может, с обеих сторон?
- Если предложение сложноподчиненное, запятую стоит поставить перед этим союзом, если он, конечно, не находится в самом начале.
- Если мы имеем дело с конструкцией "в связи с тем, что" - запятая ставится только после союза.
- В простых и вопросительных предложениях союз запятыми не выделяется.
- Если это не союз, а существительное с предлогом, они также не маркируются на письме какими-либо знаками пунктуации.
В целом можно заметить, что союз "в связи" никогда не выделяется запятыми с обеих сторон, так как он, являясь подчинительным, всегда тесно связан с одной из грамматических основ.
Расстановка знаков препинания в русском языке только на первый взгляд кажется сложным заданием. Если хотя бы немного вдуматься в причины, по которым в предложении присутствует запятая (или же ее нет), все можно без особого труда разложить по грамматическим полочкам. Многократное повторение обязательно выработает чувство интуиции в самых запутанных случаях.
Правильные и запоминающиеся примеры на каждый пункт правила также хорошо помогают преодолеть затруднения. Придумывайте свои краткие и смешные примеры - с ними грамматика великого и могучего будет совсем не страшной!
Вопрос
Как правильно говорить: в этой связи или в связи с этим ? Выражение в этой связи , по-моему, стилистически неверно, но употребляется оно очень часто (например, на телевидении).
Оба варианта возможны.
Сочетание в этой связи просторечным не является (см. его фиксацию в словарях: Правильность русской речи / Под ред. С. И. Ожегова. М., 1965, с. 184; Трудности словоупотребления и варианты норм русского литературного языка / Под ред. К. С. Горбачевича. Л., 1974, с. 401; Большой толковый словарь / Под ред. С. А. Кузнецова. СПб., 1999, с. 1164). Соответствуя норме современного русского литературного языка, это устойчивое сочетание употребляется как наречие со значением «связывая со сказанным выш е » и служит своеобразной формулой перехода от одной мысли к другой.
Но употребление сочетания в этой связи не рекомендуется вместо сочетания в связи с этим , т. к. последнее выполняет в предложении иную функцию, а именно выражает причинную связь между частями высказывания. Иными словами, употребление слов в этой связи ошибочно для тех случаев, где налицо конкретное отношение причинности. Например: Наступает весна. В этой связи вспоминается такой случай из жизни... – корректно. Но: Наступает весна. В связи с этим (не в этой связи! ) проблема уборки дворовых территорий становится еще более актуальной.
Важно иметь в виду, что выражение в этой связи характерно прежде всего для публицистики.
Различай
в этой связи, в связи с этим
